Introduction

La contractualisation résulte de l'un des cœur des pratiques logistiques c'est à dire l'activité de sous-traitance.
La sous-traitance consiste pour un activité économique à demander à un tiers de réaliser un ensemble de taches à son profit.

C'est à cet endroit que se noue les fils de la 'Contractualisation', c'est à dire l'ensemble de principes et de actes qui vont permettre le réalisation de ce projet.

Objectif de la formation

Notre but est de présenter un ensemble de documents qui vont permettre la réalisation d'un semblable projet.

Contexte de la formation

Notre but s'inscrit dans une approche de mise en place d'un projet de sous-traitance logistique et non dans la définition du bien fondé d'une semblable projet.
Pour mémoire nous proposerons simplement une grille d'analyse qui permet de structurer les actes de cette phase préliminaire.

0.1 - Rappel de quelques éléments de problématique d'Externalisation.

L'Externalisation, se caractérise par les possibilités suivantes : Faire - Faire

Consiste à faire-faire une activité, c'est à dire de la sortie du cadre de l'entreprise.
'Longtemps' cela a consisté à céder des activité non stratégiques -Restauration, Gardiennage, Nettoyage … mais aussi souvent des activité de fabrications simples - mais depuis ces 15 dernières années des fonctions plus centrales ont connu le même développement - Gestion des personnels, de la paye, l'informatique, la logistique, … - On trouvera dans la représentation graphique ci-après l'étendue actuelle des possibles.

Délégation de gestion/exploitation.

Ceci est réalisé par le transfert de l'activité à un tiers prestataire, l'entreprise se conçoit alors comme un ensemble d'activité qui travaillent en réseau, l'entreprise origine ne conservant que les activités de conception, d'animation du marché et de finance, des produits et des services.

0.2 - Avantages, Risques et maîtrise de 'l'externalisation'

Externaliser des activités d'une entreprise fonctionne par cession, des lors cet acte induit autant d'avantages que de risques, c'est d'ailleurs l'arbitrage entre ces deux points qui doit décider de sa réalisation, mais on peut toujours dire que la décision est un peu aveugle car ce qui 'aujourd'hui' n'est pas stratégique … important, pourrait bien le devenir 'demain' et ça personne ne le sait !

021 - Avantages

Traditionnellement sont énoncés les points forts suivants :

DossierLes Echos - Financial Times 2000	Stratégie Logistique Janvier-Février 2000	Guide Pratique de l'Externalisation	Obs
Réduction des coûts De 10 à 30 %	Motivation Court-terme :CoûtsRéactivitéAdaptation	Recentrage sur le métier par l'entreprise
Accroissement de la Flexibilité / Réactivité	Motivation Long terme : Recentrage global sur un cœur de métierCréation d'une entreprise en réseau
Ré-allocation des ressources de l'entreprise
Disposer de Savoir - Faire neufs
Stratégiques : Renversement dans l'intérêtTransfert de Savoir-Faire duplicable à un tiers	Commerciaux : Perte de Savoir-FaireConfidentialité de l'informationExclusivité du prestataireDégradation du servicePerte de contact avec terrain	Le partage de la Valeur & Le pilotage stratégique
Exploitation : Evolution du rapport de force entre les 2 acteurs	Risques financiers : Déséquilibre entre surcoût de l'externalisation et gains espérésTrop long ROI	Co-production de services
Rentabilité :Si les coûts directs diminuent les coûts 'indirects' ( De management ) s'accroissent.		La Contractualisation
Juridique : Effets social du transfert de personnels, L 122-12		Le suivi des contrat
		Suivi Social

023 - Maîtrise de 'l'externalisation'

Maîtrise et arbitrage sont pour nous des vocables similaires puisqu'ils induisent la notion d'intérêt qu'il y a à 'externaliser' des activités chez un prestataires.

On aura remarquer cette concomitance dans le tableau précédent ou se juxtapose des informations de risques soit le pôle négatif de l'arbitrage et des informations de maîtrise soit les domaines d'actions qui autorise un travail en commun allant vers un partenariat.

Si l'on considère le fond de la question on s'aperçoit que les deux éléments de base de cette politique du Faire-Faire sont :

Analyse de la valeur

Ceci consiste à se demander en quoi le fait de faire autrement va être sources de gains.
Pour ce faire il importe de réaliser les taches suivantes :

Critère de différenciation :

Ce critère, qui sera le plus souvent un ensemble de critères repose sur une approche de l'évolution que le recours à la prestation extérieure va permettre ; On peut dire que ceci va pondérer la simple analyse économique.

Cette transformation de l'offre de l'entreprise par la différenciation est a analyser en fonction de deux thèmes principaux :

La décision d'externaliser repose donc sur une approche première en termes de Coût, qu'il importe de relier aux transformations marketing et technique qui vont être induites.

Là est ce que l'on nomme la 'Création de Valeur' ce qui ne passe pas exclusivement par un avantage 'grossier' en coûts mais par l'acquisition d'avantages de mobilité de l'offre sur les marchés.

Si une réflexion de la sorte n'est pas engagée la délégation primaire du faire-faire peut se retourner contre ses initiateurs par contre la création de possibilités de faire 'autrement'

permet le développement d'un vrai partenariat entre acteurs qui se devront de progresser ensemble et des lors cette Valeur créer viendra abonder chacun à la mesure de ses actions.

0.3 - Sommaire du cours

Permettre la réalisation de cette approche, que d'aucun dirait 'Gagnant / Gagnant', il importe d'utiliser une procédure qui naturellement induise ce type d'analyse, c'est l'objet de ce cours.

Pour se faire nous vous proposons le déroulement suivant du thème " Contractualisation "

Les appels d'offres

Module 1 : Introduction - Rédiger des Appels d'Offres
Module 2 : Appel d'Offre Logistique.
Module 3 : Appel d'Offre transport

La Contractualisation des prestations

Module 4 : Introduction à la La Contractualisation des prestations
Module 5 : La Contractualisation des prestations Logistiques
Module 6 : Elément du Contrat type de transport public

Synthèse de l'information

Module 7 : Cycle de l'Appel d'Offre et du Contrat de prestation

Module 1 : Introduction - Rédiger des Appels d'Offres

1 - Introduction.

Ainsi que nous le disions dans le chapitre précédent il importe de bien définir l'espace qui doit donner lieu à sous-traitance préalablement à la formalisation d'un document " d'Appel d'Offre de Service'.
Notre propos se circonscrit dans ce chapitre à la production de grilles d'analyses qui en permettent la rédaction .

Appel d'Offre

Document rédigé par le donneur d'ordre qui y consigne les éléments essentiels qui concernent la description fine des activités à faire sous-traiter.
Les éléments à décrire se composent des données quantitatives et qualitatives qui décrivent, les flux de produits, les moyens à engager et les procédures de fonctionnement.

On se reportera au document édités par l'Afnor qui donnent les caractères précis et contractuels de ces outils.

Plan des Modules 2 & 3

Nous aborderons successivement les outils suivants :

• L'appel d'offre 'logistique' - Module 2
  
• et celui dédié au transport - Module 3

Par logistique nous entendons les activités d'entreposage dite 'classique' ; Dans le cas d'activités de Pré et/ou post manufacturing il sera nécessaire d'adapter la grille en décrivant les flux, moyens et procédures industrielles ou commerciales à réaliser.

Finesse de l'Appel d'Offre

Le terme 'finesse' est à comprendre de manière fine !!!
Nous évoquons par là le cadre de définition de l'appel d'offre, c'est à dire le travail de 'réingéniérie' qu'il contient.

• Ou l'on décrit ce qui est fait actuellement et on attend " Un prix ",
• ou on a soi-même repensé ses façons de faire et/ou on demande cela au prestataire dans sa réponse ?

Il est très important de statuer sur cette question puisqu'elle montrera que tout l'intérêt de la sous-traitance à été anticipé, action sur les coûts et sur l'effet de différentiation.

Module 2 - Appel d'Offre Logistique.

Plan du module 2

Nous exposons dans cette partie les éléments de recueil d'information et de formulation du document de 'l'Appel d'Offre'

Grille d'analyse

Pour pouvoir rédiger le document il importe de produire les informations suivantes :

2.1 - Les données d'Approvisionnement de l'entrepôt

211 - Description du produit ; On prendra soin de décrire les points suivants

Description du produit	Obs
Nature des produits
Qantité annuelle
Contraintes particulières
- Quotas à l'importation ?
- Contrôles vétérinaires ?
- Contrôles Phytosanitaires ?
- Contôles douaniers ?
- Produits dangereux ?
- Produits frais / ultra frais ?
- Produits surgelés ?
- Produits odorants ?
- Autres ( à préciser) ?
Contraintes particulières concernant le transport
Contraintes particulières concernant la marchandise
Valeur des produits
Le prestataire doit-il assurer les marchandises pendant le transport Amont ?	OUI - NON (si OUI Valeur ?)
Type de conditionnement
- Vrac ?
- Cartons ?
- Caisses ?
- Palettes ?
- Autres ( à préciser )
Provenance des marchandises
- CEE
- Autres (à préciser)

212 - Approvisionnement et descriptif des opérations

Description du produit	Obs
Comment achetez vous vos marchandises ?
- CIF
- FOB
- CAF
- Autres ( à préciser )

213 Qui doit se charger de l'approche transport ?

Description du produit	Obs
Depuis le pays d'origine
- Le client
- Le transitaire du client (préciser)
- Le prestataire
- Autres ( à préciser )
Depuis le port d'importation
- Le client
- Le transitaire du client (préciser)
- Le prestataire
Le planning des Rendez-vous pour les enlèvements est établi par:
- Le client
- Le prestataire
- Le fournisseur
- Le transporteur

214 Qui doit se charger des opérations de douane ?

Description du produit	Obs
Qui doit se charger des opérations de douane ?
- Le client
- Le transitaire du client (préciser)
- Le prestataire
Dédouanement
- En frontière CEE ?
- En entrée en entrepôt ?
- En sortie d'entrepôt ?
- Reste sous-douane
Souhaitez vous un contrôle à l'arrivée de :
- Nomenclature ?
- Régime douanier ?
- Conformité ?
- Qualité ?
- Autres ( à préciser)

215 -Quel est le flux annuel en réception ?

216 - Réception et opération préalables à la mise en stock

Y a-t'il des critères particuliers pour le rangement ?

Description du produit	Obs
Produits sensibles
- valeur
- température
- gel
- uva
- Etiquetage UVC
Produits sous douane
Produits fragiles
Produits chimiques

Quelle est l'unité de manutention ?

Description du produit	Obs
Palettes homogènes (mono référence) - QTE ?
Palettes hétérogènes (multi références) - QTE ?
Nombre de référence par palette
Nombre de colis par palette homogène ou hétérogène
Y a-t- il du débord des palettes ?
Cartons homogènes (mono référence)
Cartons hétérogènes (multi références)
Nombre de références par cartons
UD (Unité de Distribution)
UVC (Unité de Vente Consommateur)
Volume unitaire de l'unité manutentionnée
- Palette
- Colis
- UD
- UVC
Poids unitaire de l'unité manutentionnée
- Palette
- Colis
- UD
- UVC

Le prestataire doit-il fournir les palettes ?

Description du produit	Obs
Le prestataire doit-il fournir les palettes ?
- Achat
- Location
Fourniture des palettes
- EUROPE
- PERDUES
- 80 x 120
- 100 x 120
- Légères
- 1/2 lourdes
- Lourdes
- Autres

Le prestataire doit-il fournir le film ?

Description du produit	Obs
Le prestataire doit-il fournir le film ?
- Filmage des palettes / Etirable
- Rétractable
- Film transparent
- Film opaque
- couleur (preciser)

2.2 - LE STOCKAGE ET LA PREPARATION DE COMMANDES

221 - Zone de réserve , mise en stock des palettes

222 - Picking

picking sur palettes
picking en casiers
Autres unités
Nombre d'emplacements
Dimension des emplacements
Nombre de références à forte rotation
Nombre de références à faible rotation

223 - Préparation des commandes

224 - Conditionnement / Reconditionnement:

225 - Fournitures en préparation des commandes

Fourniture des palettes
Les palettes sont-elles fournies par le prestataire ?	OUI - NON
- EUROPE
- PERDUES
- 80 x 120
- 100 x 120
- Légères
- 1/2 lourdes
- Lourdes
- Autres
- Location
- Marque
- Vente
Fourniture des films
Les films sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Couleur
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des liens de cerclage
Les liens de cerclage sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des cartons
Les cartons sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des caisses
Les caisses sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Type
- Dimension
- Résistance
- Personnalisés	OUI - NON
Fourniture des calages
Les calages sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Nature
- Caractéristiques
Fourniture des rubans adhésifs
Les rubans adhésifs sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Personnalisés
Fourniture des plombs
Les plombs sont-ils fournis par le prestataire ?	OUI - NON
- Personnalisés
Fourniture des étiquettes
Les étiquettes sont-elles fournies par le prestataire ?	OUI - NON
- Format
Fourniture des enveloppes
Les enveloppes sont-elles fournies par le prestataire ?	OUI - NON

226 - Assurances

227 - Inventaires

2.3 - EXPEDITION

2.4 - PRESTATION ADMINISTRATIVE

2.5 - CONTRÔLE QUANTITATIF ET QUALITATIF

2.6 - UNITES D'OEUVRE RETENUES POUR LA FACTURATION

UNITES D'OEUVRE RETENUES POUR LA FACTURATION
MONNAIE :
DUREE DU CONTRAT
- Durée (annnés)
- Préavis (mois)
CALENDRIER
DATE DE DEMARRAGE PREVUE
CONSTRUIRE AVEC LE CLIENT LE RETROPLANNING
SURFACE	FIXE	VARIABLE
- m²
- Palette
- Casier
- m²
- Tonne
- Autre
Mois
Quinzaine
Autre
Minimum de Facturation

PRESTATION	Réception	Retour clients
- Palette homogène
- Palette hétérogène
- Colis homogène
- Colis hétérogène
- UVC
- Mouvement
- Bon de livraison fournisseur
- Ligne reçue
-m³
- Tonne
- Heures de régie
- Autres

Préparation des commandes
- Palettes homogènes
80 x 120
100 x 120
- Palettes hétérogènes
80 x 120
100 x 120
- Colis homogène
- Colis hétérogène
- UVC
- Mouvement
- Commande
- Ligne de commande
- Bon de livraison client
- Heure de régie
- Forfait / retour
- Autres
- Minimum de Facturation

Retours clients
- Palettes homogènes
80 x 120
100 x 120
- Palettes hétérogènes
80 x 120
100 x 120
- Colis homogène
- Colis hétérogène
- UVC
- Mouvement
- Commande
- Ligne de commande
- Bon de livraison client
- Heure de régie - taux horaire
- Forfait / retour
- Autres
- Minimum de Facturation

FACTURATION DES FOURNITURES
- Palette EUROPE
- Palettes perdues
- Palettes louées
- Format 80 x 60
- Format 80 x 120
- Format 100 x 120
- Cartons
Dimensions
Résistance
- Produits de calage
- Rubans adhésifs neutres
- Rubans adhésifs personnalisés
- Bande gommée neutre
- Bande gommée personnalisée
- Bande adhésive neutre
- Bande adhésive personnalisée
- Film étirable neutre
- Film étirable personnalisé
- Film rétractable
- Autres

FACTURATION DES PRESTATIONS ADMINISTRATIVES
A l'entrée
- Au bon de réception
- Au bon de livraison
- A la commande
- Ligne de commande
- Heure consommée
- Fixe mensuel
- A la palette
- Au colis
- A l'UVC
- Au nombre de postes
- Autres
A la sortie
- Au bon de réception
- Au bon de livraison
- A la commande
- Ligne de commande
- Heure consommée
- Fixe mensuel
- A la palette
- Au colis
- A l'UVC
- Au nombre de postes
- Autres
Inventaires
- Au forfait
- A l'heure régie
- Autres
Informatique
- Investissement (montant)
- Hard
- Soft
- Développements spécifiques
- Ligne spécialisée - abonnement
- Ligne spécialisée - Consommations
- Ligne téléphonique - abonnement
- Ligne téléphonique - Consommation
- MONTANT TOTAL
Payable à la commande
Payable en .......... fois
Forfait mensuel
Sur ............... ans

FRAIS CONCERNANT L'ENCADREMENT
FRAIS CONCERNANT LA REPRISE DU PERSONNEL
FRAIS DE DEMARRAGE DU DOSSIER
FACTURATION DU TRANSPORT AMONT
- Kg
- Tonne
- m³
- Mètre linéaire de plancher
- Camion
- Conteneur 20'
- Conteneur 40'
- Autres

FACTURATION DU TRANSPORT AVAL
- Kg
- Tonne
- m³
- Mètre linéaire de plancher
- Camion
- Conteneur 20'
- Conteneur 40'
- Autres

TARIFICATION	national	international
- Camions Complets
- lots et 1/2 lots
- Messagerie
- Express
- Préciser les pays concernés

Module 3 - Appel d'Offre transport

Plan du module 3

Le document présente les points qui ont à être formalisé afin de bâtir un 'Appel d'Offre Transport'

L'objectif de ce document est triple :

La grille d'analyse en est la suivante :

• Le Produit,
  Le Conditionnement et l'Emballage du produit,
  L'Identification et le marquage,
  La Typologie des destinataires,
  Les Conditions de vente,
  La Valeur,
  Le Trafic,
  Les Conditions d'enlèvement et de livraison aux destinataires,
  Les Délais de transport,
  Les Spécifications des matériels,
  Les Qualifications des personnels,
  Les Prix des prestations,
  Les Modalités de règlements
  Les Responsabilités - Avaries et Manquants -
  Les Prestations diverses,
  La Qualité et l'Engagement de Progrès,
  La Durée du contrat et les modalités de renégociation.
  Clauses de Dénonciations,
  Attribution de Juridiction,
  Contrat Ecrit.

Avant d'aller plus loin il importe aussi de se référer à ce que la 'branche professionnelle' dont le lecteur fait partie aura négocié en 'interne' entre acteurs, ainsi pour le Distribution, la Chimie, …

3.1 - Le Produit

Désignation :

Il importe de clairement définir le produit soit par ses désignation génériques, de marques commerciales ( ou non ) enfin ses dénominations aux tarifs des transport, douanier ou d'autres nomenclature professionnelles.

Usage, Composition ou construction :

Selon les produit il importe de décrire leurs usages afin de sensibiliser le transporteur, il pourra aussi être fait mention de la composition des produits comme de leurs constructions, avec les mêmes fins.
Pour certains matériels complexes la description de la construction peut être une source de réflexion intéressante entre les deux parties quand à la politique de transport .

Caractéristiques spécifiques :

On citera dans l'ordre les contraintes, de fragilité mais aussi les répercutions des agents atmosphériques tout autant que ceux caractérisant les personnels mis en relation ainsi que l'intérêt 'mercantile' du produit …

Caractérisation de présentation et contraintes particulière :

Il s'agira de décrire les présentation de produits non classiquement emballés, de définir dans ces conditions les moyens de manutention.

Ces descriptions se feront aussi pour les modalités de manutentions de cas particuliers, fardeaux, bottes, longueurs, …
Et aussi pour les questions liées aux questions de calages et d'arrimages.

Documentation :

Les documents techniques doivent être remis au transporteur dans la mesure ou cela éclaire la connaissance du produit, les opérations de transports et les taches administratives à réaliser.

3.2 - Emballages

Ces données sont importantes car elles peuvent avoir des répercussions sur :

Classement de emballages,

Descriptif des terminologies d'emballage, conditionnement qui s'emboîtent les uns les autres.

Typologie des emballages :

Composition techniques des conditionnement, Cartons, bois, plastique, métal …
Dimensionnement de dits conditionnements
Poids des conditionnements ( Avec les produits )

On aura soin de préciser si des conditionnements doivent être fournis, ainsi que leurs spécificités.

3.3 - Identification et Marquage

Du fait des obligations de 'tracing' voire de 'politique générale des produits' (Pollution diverses et/ou actions de 'Rappels' possibles) ce poste de formulation de demande est essentiel.
On aura pour ce faire soin de se rapprocher des conseils de Gencod - EAN

On décrira soir les données factuelles :

A ces données se rajoute de plus en plus les modalités d'échange EDI voire de respect de directives de marquages standards international de type 'SSCC'
On aura soin de décrire par le détail les normes et utilisation de ces marquages

3.4 - Typologie des Destinataires

Compte tenu des spécificités des réseaux de distribution il importe de fournir une typologie de destinataires afin que le transporteur puisse s'organiser dans ses modalités de livraisons.

On trouvera ainsi :

• Entrepôts, dépôts et plates-formes,
• Grossistes et stock consignataires,
• Magasins de différentes tailles,
• Boutiques.

Pour chacun on définira les principales caractéristiques qui auront un impact sur les modalités de livraisons : Lieu, Moyens locaux de manutention … Horaires, Personnels, …

3.5 - Condition de Vente.

351 : Port

Les conditions de ventes se répercutent sur le transport selon les modalités suivantes :

On indiquera donc :
1. Les lieux de départs
2. Les conditions du franco s'il y a lieu,
3. Le contre remboursement.

On donnera à connaître par le transporteur les 'Conditions générales de Ventes' du chargeur afin de spécifier :
1. Le respect des règles du droit,
2. De prévoir des conditions 'd'accords - litiges' ad-hoc,
3. De régler les litiges des que les réserves auront bien été faites.

3.6 - Valeur

Bien que la désignation du produit le permette, il importe de reprendre cette donnée puisque elle peut évoluer,

Il est recommandé de donner les différents tarifs de gros et de prix publics.

Ce point permettra de formaliser les conditions de règlement de litige et donc la politique d'assurance qu'il faudra que le chargeur définisse.

Dans le cas ou les valeurs des produits dépassent la limite de responsabilité du transport il importe de définir les conditions contractuelles de résolution de cette question

3.7 - Le Trafic.

L'analyse la plus exhaustive possible aura à être fournie à l'entreprise de transport, afin qu'en premier ce dernier puisse valoriser correctement son offre mais aussi qu'il puisse jouer son rôle de 'conseil' et tirer avantage de certaines possibilités offertes par le transport.

371 Analyse quantitative :

Il sera donner soit le relevé des opérations réalisées sur un laps de temps caractéristique en quantité et saisonnalité.
Ces données seront reprises en termes de poids et de mois

Si des évolutions notables, à la hausse comme à la baisse sont possible on définira sur le même laps de temps ces données.

372 Analyse géographique :

On produira les données en termes d'origines et destinations dans des tableaux précis.
En France on portera l'ensemble d'un 'poids' de département sur la préfectures, dans les pays étranger on constituera une grille similaire en tenant compte des divisions administratives.

373 Saisonnalité :

On produira tous éléments qui caractériseront ces types de données.

On se souviendra que les origines de cette saisonnalité ont pour causes :

374 Typologie des trafic :

On présentera les divers acteurs du transport en fonction de leurs activités.
Par activité nous entendons, caractère de la demande, moyenne des poids expédiés, niveau de service et zone de distribution.

3.8 - Conditions d'Enlèvements et de Livraisons

Ceci doit donner lieu à des descriptifs très précis car s'est souvent le lieu de difficultés notoires.

381 Lieu des enlèvements et de livraisons :

Désignation précises des adresses ou se situent le chargement des marchandises, ainsi que ceux de livraisons, on décrira :
1. L'adresse précise,
2. Les conditions techniques d'accueil des moyens de transport et de la marchandise,
3. Les horaires et condition d'attentes,
4. Les temps de chargement prévus
5. Les conditions 'locales' de types ; accueil préalables de moyens de transport et chargements

382 Lieu de livraisons :

On notera,

3.9 - Délais

Il importe de reprendre la définition des délais en fonction de la typologie suivante :

1. Le délai commerciale négocié
2. Le délai de livraison généralement indiqué sur l'accusé de réception de la commande,
3. Le délai d'expédition cité par l'expéditeur,
4. Le délai de transport qui se décompose en : Délai de mise à disposition en amont et aval du transport le délai de transport

391 Délai contractuel

Il sera le fait de la négociation et devra indiquer :

1. Le point de départ du délai ?
Annonce du transport, mise à disposition d'un moyen, le moment de l'enlèvement ????
2. Le délai de transport ?
On se souviendra des biais introduit par une sur-enchère aux délais sachant que pour certains produit de transport les réseau sont les mêmes et que les différences de prix se justifient par la probabilité de ponctualité ?

392 Procédure de contrôle des délais

Véritable information de la 'Qualité' il importe de bien formaliser la notion de délais et de convenir des éléments qui la fonde ainsi que les personnes qui participent à la productions de cette données.

Du fait de l'informatisation du suivis des produits il importe de désigner les 'lieux' de saisies de l'information ainsi que leurs présentations .

Dans le cas de 'rupture' de la chaîne EDI il sera désigné :
Les modalités de sondage des structures ayant été livrées ou les données/temps et délais que devront remonter les différents acteurs du transport.

La saisi de cette information étant essentielle on pourra aussi demander au transporteur :
une remontée d'information par 'exception' soit la désignation des livraisons ayant données lieu à problèmes pour réaliser ceci un coût pourra être convenu afin d'obliger les structures à énoncer ces données.

393 indemnisation :

Il sera proposé des modalités d'indemnisation des entreprises si des dépassements auront été commis.

3.10 Matériels de Transport et Equipements .

Compte tenu de l'importance des trafics et de la spécificité des produits les ponts suivants auront à être présentés :

3.11 - Personnels de conduites et/ou de manutention.

Du fait des réglementations contraignantes il importe de spécifier les savoir-faire techniques que doivent posséder les personnels mis à disposition, ceci en fonction de diplômes officiels.

A ceci peut-être ajouté :
Les procédures à suivre dans les différents cas générés par le transport, suivis, événements et litiges

3.12 - Rémunération des actions de transport.

3121 Le tarif :

Il s'agira de proposer une présentation ainsi qu'un contenu de la grille tarifaire.
Le tarif la taxation sera le fait ;

De coupures par ensemble poids/distance.
A cela devra être demandé les 'frais annexes résultants du transport'

3122 Taxation :

Le chargeur indiquera son choix en fonction des modalités de taxation, soi par 'pré-taxation' lors de l'établissement des liasses de récépissés en ordinateur ou par le transporteur sur les bordereaux d'expéditions.

3123 Facturation :

La fréquence et le mode de présentation des factures doivent être convenus.

3124 Révision :

Les modalités de révision des prix des tarifs doivent être indiqués sur la base 'd'indices' convenus lors de périodes bornées en commun.

3.13 - Règlements de frais.

Aucunes règles ne contraignant les parties il convient que ces derniers en définissent une d'un commun accord.
Les modalités de facturations auront eux aussi à être définit précisément autant en délais qu'en modalités.

14 - Responsabilités .

Si le chargeur entend rendre le transport pleinement responsable en valeur des coûts de produits transporté il importe qu'il le formalise afin que le transporteur puisse prendre en compte se fait.
Ceci impose que le rédacteur de l'appel d'offre connaisse les limites de responsabilités que les réglementations applicables au transport induisent.

3141 Litiges :

Ce point doit être étudié finement et donner lieu à une proposition de règlement contractuel.
On passera en revue les causes des litiges :
- Mise à disposition du matériels,
- Conditionnement et produit afférents,
- Chargement et opérations de calages, arrimages,
- Modalités d'exécution du transport,
- Opérations à l'arrivée

3.15 - Prestations Diverses

Ces taches peuvent ressortir d'actions liées au produit ou aux modalités de transport voire de distribution ainsi on d'écrira le détail :
- Contrôle des produits à quai
- Etiquetage 'vente'
- Déballage pour distribution

- Opération de mise en œuvre à la réception, de reprise de matériels voire de 'contre-remboursement' etc …

3.16 - Politique Qualité et engagement de progrès

Le chargeur se doit de proposer au transporteur un ensemble d'éléments qui vont permettre de juger de la qualité de la prestation par de-là son coût.

La liste de ces 'ratios' et données doit être établie ainsi que leurs modalités d'analyses ; Ainsi il sera possible de définir une politique d'engagement de progrès entre les partenaires .
Le but de cet engagement est de faire qu'à périmètre constant le coût de l'unité d'œuvre diminue dans le temps selon un barème convenu contractuellement.

3.17 - Durée du Contrat

L'Appel d'Offre doit formaliser la durée du contrat ainsi que les conditions de reconduction.

On se souviendra que si l'on demande à son prestataire de réaliser des investissements en moyens voir en personnels, ce dernier se devra de les 'amortir' sur une durée.
Plus l'investissement sera important plus le délais demandé par le prestataire sera long à moins que l'on ne convienne en cas de rupture des formalités de 'reprises 'des investissements par chacun des acteurs.

3.18 - Clauses de Dénonciations .

les clauses de dénonciation seront indiquées selon les motifs qui pourraient emporter une semblable décision.

3.19 - Clauses d'Attribution de Juridiction.

Ces clauses définissent les organismes aptes à gérer un différent.

Il est de plus en plus recouru à la nomination de groupe d'experts appelés à statuer sur les cas de litiges par delà les organes juridiques officiels afin de faciliter les négociations .

3.20 - Contrat écrit .

L'Appel d'Offre se doit de stipuler les modalités de contractualisation officielles du contrat.

Module 4 : Introduction à la La Contractualisation des prestations

Nous nous proposons de présenter le canevas de documents qui dans le cadre du transport et de la logistique permettent de formaliser les modalités de collaboration entre les entités.

Notre partie pris est de donner accès à deux documents qui reprennent les points essentiels de la collaboration à bâtir.

Les ajustements au cas de chacun seront fait au travers des dialogues avec les tuteurs ainsi que par l'étude et le débat autour des documents 'réels' mis à disposition dans la rubrique " Documents ".

Le plan de présentation est le suivant :

1 - Eléments du Contrat Logistique.

Ces éléments sont focalisés sur la réalisation d'activités d'entreposage, mais il est possible de les 're-lire' dans un cadre de Pré ou Post manufacturing voire de prestation 'autres' et ainsi de rédiger un document contractuel.

Il est à rappeler que ces documents sont sous le couvert de la législation commerciales et qu'ils ni déroge pas ; Mais ils ressortent d'une présentation qui est centrée sur une problématique facilitant par là même les accords entre entreprises

2 - Eléments du contrat de transport

Ces éléments sont focalisés sur la réalisation d'activités de transport,

Il est à rappeler que ces documents sont sous le couvert de la législation commerciales et qu'ils ni dérogent pas ; Mais ils ressortent d'une présentation qui est centrée sur une problématique, facilitant par là même les accords entre entreprises

Module 5 : La Contractualisation des prestations Logistiques

5.1 - Eléments du Contrat Logistique.

Le document doit comporter au moins quatre parties que définissent les points suivants :

1. Le descriptif global,
2. Les responsabilités,
3. Le suivi et les engagements de progrès
4. La durée et la vie du contrat.

511 - Le Descriptif Global

- Présentation du Contexte des deux Partenaires.

On commencera la rédaction du document par la présentation des informations qui concerne l'entreprise qui achète la prestation.
L'objectif est de noter les motifs, causes et attentes des deux protagonistes.

Cette description aura soin de positionner l'entreprise, ses produits et/ou services et de décrire les éléments qui vont donner lieu à sous-traitance.

En miroir, il sera présenté les capacités de la société qui se doit de réaliser les opérations.

- La Mission

L'objectif est de décrire les opérations qui ont a être réalisées.
Cette réalisation peut nécessitée un impératif d'exclusivité de la part du client, si tel est le cas il sera notifié dans la rédaction de ce point.
( Le point 515 reprendra ce descriptif au niveau le plus fin )

- Les Moyens

L'objectif est qu'il soit décrit pour la société prestataires l'ensemble des moyens qu'elle doit mettre à disposition.

La description de ces moyens stipulera s'ils existent ou s'ils doivent donner lieu à un investissement.

- Les Marchandise, Produits et Services

L'objectif est de décrire précisément le teneur des marchandises, produits et /ou services
( On se reportera aux descriptions énoncées dans le chapitre deux. )
Dans cette descriptions il sera intégrés toutes les informations liées au flux ainsi qu'aux saisonnalités.

- Prestations

L'objectif est de décrire finement les taches que le prestataire doit exécuter
Si ce descriptif est trop long on pourra réaliser une note technique mise en annexe et ne reprendre à ce chapitre que les énoncés globaux.

- Règles afférentes de communications

L'objectif est de désigner le cadre des relations qui se réaliseront entre les personnels des deux entreprises, ainsi que les latitudes et champs d'actions de ces derniers.
A cela sera ajouté les consignes en ce qui concerne les droits de déplacements dans les divers espaces des deux entreprises.

- Moyens Informatiques et de Communication.

L'objectif est de présenter les moyens informatique et de communication qui seront utilisés par les entreprises.

La méthode consiste à faire le bilan des machines, systèmes et programmes qui seront employés par les uns et les autres.
On décrira les 'outils' qui sont mis à disposition par l'une ou l'autre des entreprises.
On décrira les 'outils' qui ont a être réalisé par l'une ou les deux entreprises.

Les responsabilités de soutien et maintenance voire d'évolution seront présentés dans ce chapitre.

Si des systèmes particuliers ainsi que des applications ou programmes ont a être mis en œuvre on aura soin de les spécifier dans une rubrique des ce chapitre.

512 - Les Responsabilités

- Contexte

L'objectif est de désigner l'ensemble des es règlements qui régissent la prestation, autant du point de vue du prestataire que du donneur d'ordres. A défaut de réglementations professionnelles le droit commun s'applique aux clauses de la convention.

- Suspension du contrat

L'objectif est de décrire les conditions qui emporteront l'annulation du contrat. Des événements matériels sont le plus souvent décrits, mais il est de plus en plus fait mention des évolutions capitalistiques que peuvent connaître l'une des deux société.

- Domaine de responsabilités

L'objectif est de désigner les domaine de responsabilités des deux entreprises

Le champs de responsabilités du prestataire est le plus souvent borné par les éléments suivants :

• L'encadrement juridique de la profession,
• Le respect des conditions d'exploitation,
• Le maintien des caractéristiques des marchandises confiées,
• La garde juridique des marchandises,
• Les événements 'normalement' prévisible ( Incendies, Intempéries, intrusion, … )
• Le fonctionnements des moyens et équipements,
• Les questions d'inventaires,
• Le fonctionnement des moyens informatiques et de transmissions/communication.

- Les Assurances

L'objectif est de décrire la couverture des activités par le prestataire en désignant clairement ce qui ressort du cadre réglementaire de la profession de ce qui est à mettre au compte du cadre contractuel définit par les deux entreprises.

Ce module se présentera en deux partie en fonction des objectifs assignés.

La couverture contractuelle sera finement décrite, en désignant par police d'assurance les champs, responsabilités et paiements des dommages.
A ces point peut-être ajoutée une procédure de mise en œuvre de ces points.

513 - Le Suivi et les Engagements de Progrès .

- Gestion du quotidien,

L'objectif est de définir les mesures qui donneront une image de l'efficacité du prestataire et des relations communes, des décrire les procédures d'alerte et de définir le cadre des action correctives.

Mesure de l'Efficacité.

Il sera noté les indicateurs, ratios et/ou données qui définirons les réalisations du prestataires.
Ces éléments doivent être réfléchis dans le temps, ainsi lors du lancement des critères différent de ceux des périodes ultérieures auront à être prévus. (Cette notion est aussi valable dans le cas de produit à forte saisonnalité voire dans les question de phases de lancement d'un produit ou service)

Les indicateurs doivent être prévus dans un cadre dévolution et d'actions correctives ; Un cadre de sanction peut aussi être mis en place.

Traitements des litiges.

Le cadre des litiges doit être borné.
Les différentes origines de demandes doivent être décrite.
Des procédures pour fait de tiers prévues.

Actions Correctives.

En fonction des critères d'efficacité et des type de litige un cadre c'action correctives doit être conçu.
Ce cadre donnera les délais de corrections, les informations de suivis et les sanction pour l'entreprise incriminée.

La Qualité.

L'objectif est de présenter le contexte qualité des deux entreprise, de citer les objectifs commun à atteindre et de donner les indication sur les phases à mettre ne œuvre.

L'engagement de Progrès.

L'objectif est de désigner les thèmes d'actions qui doivent dans un temps à convenir donner lieu à des évolutions dont le but est de diminuer le coût tout en maintenant l'efficacité des unités d'œuvres.
On désignera donc les champs d'actions et les unités d'œuvres,
On indiquera les évolutions attendues sur une période' de temps,

On indiquera les conditions d'expertises que peuvent s'apporter les deux entreprises ainsi que les modalités de répartition des gains attendus.

514 - La Durée et la Vie du contrat.

- La Durée.

L'objectif est de désigner le temps de validité du contrat et les préavis de résiliation.

- Organisation de la Résiliation.

L'objectif est de décrire les conditions de cessation de la prestation, les responsabilités pendant la période de transfert et sa clôture financière.

On décrira les condition techniques, économiques, réglementaires, capitalistiques qui peuvent motiver une résiliation de contrat.

Si les deux entreprises l'acceptent on décrira les conditions de résiliations anticipés.

On décrira les condition de fin de contrat avec une attention particulière aux points suivants :

• Inventaires et Transfert des produits
• Transfert des données informatiques et cessation d'utilisation d'applications opérationnelles
• Soldes des factures
• Répercutions sur les personnels
• Non exploitation d'image ou de communications

- Facturations.

L'objectif est de décrire les éléments qui concourent à la facturation ainsi que les modalités de cette dernière.

On décrira les éléments ( Unités d'œuvres ) qui déclenchent la facturation.
On décrira les éléments qui font évoluer ces 'Unité d'œuvres'

On décrira les éléments de facturations :

• Contenu,
• Adresses,
• Moyens,
• Délais .

- Evolution de la facturation

L'objectif est d'indiquer les éléments d'activités qui influent sur la facturation et de désigner les 'seuil' à partir desquels ils agissent.

On citera des seuils d'activité ( En plus ou moins )
On citera des seuils horaires …

On indiquera les éléments objectifs professionnels qui permettront ces révisions, ainsi que les délais de mise ne œuvre.

- Juridiction

L'objectif est de désigner les juridiction qui auraient à être saisies afin de régler des litiges.

Il importe de classer les causes de litiges et en fonction de ces dernières de désigner les 'juridiction' qui auraient à statuer.

Pour nombre de problèmes les deux entreprises peuvent convenir de la création de comité d'experts - En désignant par avance chacun les siens plus un nombre équivalent 'neutres' - afin de régler au mieux les questions qui le peuvent.

- Contenu du contrat et cadre de l'évolution.

L'objectif est de désigner l'ensemble des documents techniques qui sont mis en annexe ainsi que les conditions d'évolution globale du document.

Module 6 : Elément du Contrat type de transport public

61 - Présentation.

Le transport donne lieu à une situation réglementaire particulièrement compliquée.
Les principes qui le régissent sont, le code du commerce articles de 100 à 108 et le code civil de 1782 à 1787 .
A cela est venu s'ajouter la 'LOTI' du 30/12/1982 dont les actions principales sont :

• d'obliger les parties contractantes d'un transport à établir un contrat écrit, à défaut ce contrat s'applique. Il comprend 21 articles.
• de définir une co-responsabilité dans les conditions d'exécution du transport.

Contrats types :
Dans le cadre de cette réglementation des contrats types ont été définit, ainsi pour les denrées périssables, les matières dangereuses, … On se fournira ces documents auprès des fédération professionnelles de transporteurs et/ou de chargeurs, ainsi que d'organismes professionnels ainsi : La Fédération du Commerce et de la Distribution … )

62 - Les éléments essentiels du 'Contrat de transport'

Malgré cet encadrement il est loisible à des parties de réaliser leur propre contrat dans la mesure ou ils reprennent un certains nombre des articles du contrat-type.

Ces article sont les suivants, les 9 sont obligatoires dont 3 à peine de nullité. (On se reportera au chapitre 2 A.O. 'Transport' pour la production des informations nécessaires)

Le plus souvent les parties reprennent le contrat-type et combine les clauses du contrat.

63 - Etablir et vérifier les document de transport.

Le transport de marchandises nécessite la rédaction d'un certain nombre de document administratif qui sont autant de preuves réglementaires et juridiques.

Transport interne à la France

Voie Routière
En compte propre, si l'entreprise utilise ses véhicules, et déplace des marchandise sur plus de 50 Km il est laissé libre choix du document pourvu que la marchandise soit suivie à bord du véhicule d'une preuve de transaction.
En compte public, deux documents sont nécessaire, la feuille de route pour les transport de plus de 3t et 150Km, un récépissé d'expédition dans tous les cas, comme autant de preuve d'un contrat de transport et d'une conformité de déplacement du produit.

Voie Ferrée
Le récépissé de transport tient lieu de 'lettre de voiture'

Transport externe à la France

Le transport nécessite ce que l'on nomme une 'Lettre de voiture' ( Document CMR), au sein de l'Union Européenne ce document est remplacé par une 'Feuille de route UE'

Les document rédigés par l'expéditeur l'engage réglementairement et dégage le transporteur de responsabilité si un vis est constaté.

64 - Litiges en transport intérieur

Responsabilité en cas d'avaries de pertes et retards

Ces cas sont du ressort des articles du code du commerce 103/104 et civil 1784

L'exonération ne peut être le fait que si le dommage provient :
1. D'un cas de force majeur.
2. D'un vice de forme de la marchandise
3. d'une faute de l'expéditeur ou du destinataire.

Au sein du contrat il est prohibée de mettre une clause d'exonération du transporteur de ses responsabilités.

Les clauses limitatives de responsabilités.
L'indemnisation pour perte ou avaries ne peut excéder 90F du Kg du produit ou 120Kf de la tonne.
Le donneur d'ordre a la faculté d'élever ces seuils par déclaration de la valeur des produits ceci contre le paiement d'une taxe correspondant à l'assurance ad-hoc du transporteur.

Indemnité pour retard de livraison.
Le contrat type fixe le préjudice au montant du prix du transport et au double pour les services rapides.

Dans le cas du contrat il est possible d'introduire toutes spécifications en ce qui concerne le régime d'indemnisation des parties.

Les réserves à l'arrivée.

Les réserves à l'arrivée doivent être écrites, précise, datées et signées.

La confirmation doit se faire par lettre avec AR dans les trois jours, en reprenant le rappel à l'article 105 du CC et le descriptif précis du contexte et du constats.

L'expertise doit être demandée dans les trois jour suivant la date de livraison , elle est à la charge du demandeur.
Au delà d'un an l'action d'un donneur d'ordre contre le transporteur, n'est plus recevable.

L'accord Litige

Dans le cadre du contrat de transport un accord litige peut être passé entre les parties librement et codifier la procédure et les indemnités.

65 - Le suivi des transport dans l'entreprise

Le contrôle du transport dans l'entreprise nécessite.

66 - Eléments de Choix et gestion des transports Internationaux.

661 - Le degré d'urgence de la mise à disposition finale.

L'étude des délais du circuit globale, prise de commande, traitement administratif, préparation et acheminement terrestre puis transport et de nouveau formalités administratives et acheminement doivent être pris en compte.
A ce cadre se sur-ajoute la vision commerciale des délais réelles ou vendus au contrat ?

Des lors le transport aérien est souvent le recours pour des opérations non planifiées ou très particulières, produit de faible poids et de grande valeur.

Le transport maritime excelle dans les transport volumineux et de poids, mais c'est aussi un transport rapide puisque un bateau parcours prés de 800Km jour… à un coût très intéressant.

662 - Les gains de temps.

Le transport aérien semble souvent très rapide, ce qu'il est dans des cas classiques c'est à dire l'offre standard des intégrateurs. Mais ce gain dois être mis en relation avec les opérations de transit et de douanes qui souvent l'obère d'un temps important ce qui peut en relativiser l' intérêt.
L'événement douanier est un point majeur à étudier car il est fréquent que la ligne droite ne soit pas le chemin logistique internationale le plus court.

663 - La Qualité de service offert.

Ce point se comprend en fonction des impératifs qui auront été définit pour le transport.
Le transport donne lieu à diverses analyses de qualité de services en fonction de ce que l'on en attend.
Ainsi les délais mis au opération d'acheminement vers les plate-formes portuaires ou aéroportuaire, peuvent entrer en ligne de compte, comme la complexité des documents douaniers ou réglementaires et leurs niveau de pris en compte par les différentes structures ?

La qualité est alors très 'subjective', et dois le rester, mais elle dois être définit afin de discriminer les options possibles.

664 - La Sécurité des produits.

Aucune solution ne s'impose d'elle même tout est affaire d'étude et de mesure. La rapidité d'un vol validé par un taux d'assurance moindre qu'en maritime peut bien être remis en cause par des faiblesses d'organisation, de réglementation ou les deux sur telle ou telle type de plate- forme d'arrivée, en vue de redistribution.

665 - L' Analyse du coût global ;

trop souvent un catalogue de prix transport emporte une décision alors que se pose des questions de type de conditionnement mais aussi de dénomination de produits et donc de coûts douaniers applicables, de relais locaux professionnels et opérationnels et de questions autres de type exposition au aléas climatiques comme de formes de responsabilités des structures qui accueille le produit.

67 - Les délais de transport en trafic international.

Trois points sont à prendre en compte.

Les délais de pré et post acheminement ne sont pas fonction du mode de transport, mais du tissus des services de transport aptes à réaliser ces prestations.
On notera qu'il importe de bien étudier ce point, puisque il est très fréquent que sont coût soit sensiblement égale a celui du transport.

Les transports ont déjà donné lieu à analyse. On notera l'aspect important que revêt la question du conditionnement et de l'emballage, ainsi que l'approche immobilisation de la marchandise et donc coût des assurances en fonction des produits.

Les fréquences de départs doivent elles aussi être étudiés précisément car le transport doit bien être du type de celui payé, ainsi l'acceptation de trafic dédiés alors que l'opérateur réaliserait du groupage. Outre des tarification différentes le niveau de service n'est pas le même.

671 - Les principes de tarification.

Le tarif des transport internationaux est la résultante des éléments suivants.

672 - Les documents

Les transport internationaux obligent à la rédaction de documents spécifiques qui ont pour but :

Ces documents sont :

673 - Les litiges.

1 - Transport routier
Le système de réserves est similaires à celui du transport intérieur. Les délais sont de 7 jours pour une signification. Les taux de bases des remboursement sont légèrement supérieur.
Il importe de prévenir rapidement son assureur.

2 - Transport aérien.
La période de réserves est de 20 jours pour cause de retard
La prescription est réalisée au bout de 2 ans

3 - Transport maritime
La période de réserves est de 3 jours
La prescription survient au bout d'une année.

L'ensemble de ces transport sont réglementée par des conventions, ainsi la convention de Bruxelles qui régit le transport maritime.

Module 7 - Synthèse : Cycle de l'Appel d'Offre et du Contrat de prestation

71 - Présentation

Dans le cadre de cette synthèse nous produirons des éléments qui concernent l'organisation du " Cycle de l'Appel d'Offre et du Contrat de prestation ".

Les points de vues des deux protagonistes que sont les 'chargeurs' et les 'prestataires' sont par nature différents.
Différent ne veut par dire antagoniste mais il faut reconnaître qu'à l'origine de la relation les entités ni ne disposent du même historique ni ne disposent des mêmes approches.

L'ensemble des documents/actes qui ont été présenté sert à créer ce 'terrain' commun dans lequel peut grandir une véritable collaboration.

Il importe donc d'être toujours extrêmement précis dans les descriptions autant que dans le jeu des questions / réponses afin d'accélérer la création de ce fond commun de références.

72 - Le Chargeur

Comme acheteur c'est lui qui donne le rythme de la négociation grâce à la démarche en cinq phases que sont successivement :

721 - L'Appel d'Offre, " A qui l'envoyer ? "

La question qui se pose dans cet acte, outre de rassembler les données pertinentes propre à sa rédaction, c'est de savoir à qui l'envoyer ?

Ceci peut apparaître étonnant mais le réussite d'un 'A.O.' réside pour beaucoup dans la sélection des entreprises destinatrices !

Il importe donc en parallèle de la recherche d'information de reconnaître les capacité des entreprises prestataires et ce dans le cadre de leur 'cœur de métier' afin de destiner l'A.O. au bon interlocuteur.

722 - L'Appel d'Offre, Comment l'envoyer ?

L'envoi c'est longtemps fait 'aux quelques uns connus de l'entreprise ou des responsables'.

Deux phénomènes nouveaux sont apparus ces dernières années :

Donc à la pratique d'un envoi à 5 à 8 entreprises avec sélections des deux plus intéressants, on passe de plus en plus à un envoi en deux à trois phases :

723 - L'Appel d'Offre, Son déroulement ?

L'Appel d'Offre outre sa précision doit intégrer la grille de réponse que l'on attend ; Ceci permet de faciliter l'analyse des réponse puisqu'elles seront homogènes ainsi que le respect du client par le prestataire qui doit se mettre à l'écoute de ce dernier.

La réponse à l'appel d'offre outre l'analyse des chiffres doit intégrer des phases de connaissances et de reconnaissances par la visite de réalisations du prestataires.

724 - L'Appel d'Offre, " Les 100 derniers mètres ! " .

Une fois regroupé les informations qualitatives et quantitatives, il importe de sélectionner le prestataire et de réaliser l'ensemble des compléments d'informations qui autoriseront la rédaction du contrat.

Il importe de prévenir les entreprise non retenues le plus rapidement afin de ne pas engager chez le prestataires des ressources toujours dispendieuses.

Les visites de par la visions des réalisations et des hommes permettent de rapidement se faire une opinion entre les concurrents.

725 - L'Appel d'Offre, " Le Protocole d'Accord "

Une fois que l'on a choisi un prestataire il importe de lui envoyer un 'protocole d'Accord' qui permet d'ouvrir la dernière phase de négociation.

Dans cette phase seront principalement mis au point :

726 - L'Appel d'Offre, " Le Contrat, Cf les chapitres Ad-hoc : modules précédents "

73 - Le Prestataire.

La réponse à un appel d'offre ne doit pas être une 'découverte' à chaque cas et pour chacun.

La réponse à un appel d'offre impose de disposer de 'grille' de lecture interne qui vont permettre de vérifier que la mission demandée correspond aux 'niches' d'excellence' ainsi qu'à le réalisation de marges d'exploitation …

On se rend compte ces 5 dernières années à ce que cette notion de marges est devenues beaucoup plus présente dans les raisonnements des prestataires et qu'à la course au chiffre d'affaire s'est substitué celle de la marge.

731 - Les éléments de la grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " La mission demandée "

Il importe de définir les domaines d'expertises de la société en croisant métiers et produits.
De cette grille peut naître un outil de sélection des réponses à faire sachant l'énergie que ces dernières imposent

Dans ces grilles d'analyses on aura soin de définir les impacts et/ou point de jonction avec les politiques Qualité.

732 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " Le Circuit de décision "

Dans le cadre des réponses à un appel d'offre il importe que les divers services de l'entreprise soient mis à contribution autant par soucis de lisser la charge de travail que de les informer des potentiel d'activité.
Cette mise à contribution doit se limiter au niveau des dirigeant et responsable du fait des caractère confidentiel de nombreux dossier mais permet de mobiliser les structures tout en faisant que les 'cotations' ne soient pas remis en cause ultérieurement lors des réalisation …

La structuration des ces demandes aboutie aussi à faire valider, par phase, le projet par chacun ce qui permet au service négociateur de ne pas attendre de décisions et d'être flexible dans la gestion de son temps pour son client.

733 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " Les Coût des personnels "

Tous les ans des barèmes de coûts de personnels tant interne qu'externe doivent être réalisé.
Ce barème tiendra compte des diverses possibilités des personnels, CDD, CDI, embauche, Reprise avec cadre de la '122 -12

A ces salaires seront adjoint l'ensemble de coûts directs et indirects générés par les personnels ainsi qu'un pourcentage provenant d'une répartition des frais généraux de l'entreprise.

734 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; Les Coûts des surfaces

Les informations qui concernent le coût des divers 'm2' en France et en Europe aura à être réalisé.

Ces coûts intégreront l'ensemble de frais directs et indirect liés à leur exploitation et ce par établissement.

735 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " Les Investissements "

Dans le cas de prestations donnant lieu à investissement en équipement une grille d'analyse aura à être bâtit qui donnera les indication suivantes :

• Durée des amortissements en fonction des type d'équipements
• Coefficient en fonction des durées (3,5,7,10 ans )

A cela se rajoute la prise en compte des investissements en fonction de leurs capacités à être réutilisés par d'autres clients ou non.

Si les investissement sont non réutilisable il importe de les amortir sur la durée attendue du contrat sinon il est possible de f'accroître ces durées et de s'approcher des temps des règles comptables.

736 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " Autres Achats et Dépenses "

Dans le cas d'achat spécifiques on peut reprendre les raisonnement énoncés en point 735

737 -La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " La marge "

Les règle en ce qui concerne les marges doivent être énoncée afin de rester en cohérence avec les objectifs de 'Niches d'Excellences'.

Ces indications doivent aussi permettre l'édition de 'Prix de vente plancher' qui ne sauraient être dépassés, sauf dans le cadre d'une procédure Ad-Hoc.

738 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " Les règles de confidentialités "

Il importe de réaliser, en cohérence avec les nouvelles politique qualité visant à fiabiliser les 'processus', la désignation des responsabilités de réalisation - mobilisation entre les responsables des divers secteurs de l'entreprise de services.

739 - La grille d'analyse d'un Appel d'Offre ; " Synthèse "

Un document de synthèse doit être conçu qui donnera lieu à la présentation des latitudes de négociation ; Prix de vente mini, Proposé, négocié.
Ce document produira la marge brute prévisionnelle et sera revêtu de la signature du dirigeant ou de l'ayant droit sur ces questions.